Liste de vérification de déménagement de bureau

  • AVISER le propriétaire actuel et nouveau de la date exacte du déménagement. Obtenir des copies des polices de déménagement et du certificat d’assurance et donner une copie à la Division commerciale de Déménagement Westmount.
  • CONTACTER les compagnies appropriées pour la préparation de l’équipement avant le déménagement (copieurs, télécopieurs, systèmes informatiques, systèmes téléphoniques).
  • TÉLÉPHONER pour faire raccorder la ligne téléphonique aux deux endroits.
  • DÉMONTER le réseau informatique et monter le nouveau réseau, y compris la conception, l’installation, le testage et l’entretien des nouveaux câbles. Tester les prises avant le déménagement.
  • SALLE DE FOURNITURES DE BUREAU… Y a-t-il assez de place pour entreposer les fournitures de bureau, la papeterie, l’équipement et les meubles? Y a-t-il assez de fournitures pour durer le temps du déménagement?
  • PRÉPARER les plans d’étage pour tous les départements et les bureaux privés. Donnez à chaque employé un numéro de déménagement et demandez à l’employé d’étiqueter tous les articles associés.
  • UTILISER les plans d’étage pour associer l’emplacement final des meubles et l’équipement aux prises de courant et de gaz, aux téléphones et aux points d’approvisionnement en eau.
  • ACHETER l’équipement neuf nécessaire. Vendez ou échangez le vieil équipement. Faites livrer les nouveaux articles au nouvel endroit AVANT le déménagement. Faites ramasser les vieux articles le jour avant ou le jour après le déménagement.
  • FAIRE les changements d’adresse pour les abonnements aux journaux, magazines, revues professionnelles et autres publications.
  • AVISER les agences fédérales, provinciales ou municipales compétentes
  • FAIRE les changements aux en-têtes, enveloppes, factures et cartes professionnelles au moins deux semaines avant le déménagement. C’est également une excellente occasion de réviser ou de moderniser la conception de ces articles.
  • RÉVISER l’inventaire et toutes les commandes en cours pour s’assurer que tout est en ordre.

 

DIRECTIVES GÉNÉRALES

On devrait suivre les directives suivantes avant le déménagement :

1. On devrait préparer les pupitres en :

A. Enlevant tous les objets fragiles et en les plaçant dans une boîte. Jetez les objets qui peuvent couler.
B. Enlevant le contenu du tiroir central, en les plaçant dans une enveloppe et en replaçant l’enveloppe dans le tiroir. Ne laissez pas d’objets de valeur dans les tiroirs.
C. Retournant tous les fichiers et les documents aux fichiers centraux.
D. En emballant tous les articles sur le pupitre dans des boîtes.
E. Débranchant de la prise électrique tous les appareils sur le pupitre
F. Jetant tous les articles non nécessaires pour éviter de les déménager inutilement.

2. On devrait préparer les fichiers et les classeurs en :

A. Verrouillant tous les classeurs. GARDEZ LES CLÉS DANS UN ENDROIT SÉCURITAIRE
B. Enlevant le contenu de tous les classeurs à l’épreuve du feu.
C. Vidant le contenu des classeurs latéraux, à l’exception de deux tiroirs du bas.
D. Déménageant les fichiers confidentiels en utilisant des mesures de sécurité spécialisées.

3. On devrait préparer les systèmes et les meubles modulaires en :

A. Vérifiant auprès du coordonnateur en déménagement les exigences de désassemblage et d’assemblage pour votre modèle particulier. Le moment choisi est critique au bon déroulement du projet.
B. Songeant à faire nettoyer vos meubles durant le processus de déménagement.

4. Divers

A. Tous les tableaux d’affichage, les tableaux noirs, les miroirs et les cadres devraient être enlevés des murs, sauf si ce contrat a été donné à la Division commerciale de Déménagement Westmount.
B. Tous les appareils devraient être nettoyés et entretenus au besoin avant le déménagement, surtout les copieurs et les appareils pour la poste. Vérifiez auprès du concessionnaire pour voir si les compagnies de déménagement ont le droit de déménager les copieurs sans annuler la garantie.

5. Directives pour l’emballage

A. Les classeurs verticaux peuvent être déménagés avec leur contenu, sauf s’il faut les transporter dans des escaliers. Verrouillez le classeur si possible et placez la clé dans un endroit sécuritaire.
B. Le contenu des armoires de rangement doit être emballé. Après l’emballage, verrouillez, enrubannez ou attachez les portes.
C. On devrait emballer le contenu des bibliothèques dans boîtes à livres ou dans des bacs sur roulettes. N’oubliez pas d’étiqueter les boîtes avec les étiquettes de la compagnie de déménagement, une sur le dessus et sur une extrémité.
D. Emballez le contenu des portemanteaux ou des casiers.
E. Il n’est pas nécessaire d’emballer les appareils de bureau comme les machines à écrire, les calculatrices ou les terminaux d’ordinateur. Veuillez les débrancher complètement et laissez-les sur le pupitre. Déménagement Westmount emballera tous ces articles et les placera dans un chariot roulant.
F. Si les cadres et les tableaux d’affichage sont trop gros pour emballer, décrochez-les des murs, étiquetez-les avec une étiquette de la compagnie de déménagement et Déménagement Westmount les emballera et les placera sur des chariots roulants. Veuillez mettre toutes les petits cadres et les diplômes dans une boîte. Utilisez du papier pour remplir les trous dans la boîte.
G. Tous les articles qui seront déménagés DOIVENT être clairement étiquetés selon les directives décrites ci-dessous.
H. Toutes les boîtes doivent être scellées ou avoir des couvercles pour empêcher le contenu de sortir durant le déménagement.
I. Ne mettez des produits inflammables ou des liquides dans les boîtes.

6. Accès à l’immeuble

L’accès à l’immeuble est primordial. Notre personnel travaillera étroitement avec vous pour assurer que toutes les entrées et sorties qui seront utilisées seront ouvertes. Vous avez la responsabilité d’obtenir tous les permis nécessaires auprès des autorités municipales. L’intérieur des immeubles, y compris les corridors et les escaliers doivent libres d’obstacles et rendus accessibles.

7. Préparation de l’immeuble

Nous protégerons adéquatement les murs, les coins et les planchers pour prévenir les dommages. Nous utiliserons de la masonite, de protecteurs de cadres de porte et du carton pour protéger chaque endroit selon les directives de l’immeuble.